kakinang INSIGHTS · 2026-10-07
社内文書を新人が探せるようにしながら、外部には公開しないには？
新人は引き継ぎ、価格規則、過去の判断を同時に探すことがあります。文書を検索できるようにすることは役立ちますが、アップロードだけで秘密にはなりません。誰のための文書か、どのログイン権限で使うか、どのアシスタントが引用できるか、誰が更新するかを先に決めます。 AI 新人が社内資料を探せるようにし、公開情報と内部情報を分けたいです。 は根拠のある情報探しを助けますが、権限の判断を代行しません。
文書ごとに読者と用途を決める
ファイル名だけで分類しません。公開サービス説明、従業員用の対応手順、個人情報を含む顧客事例、契約条件では読者が違います。新人が返品の確認条件を知りたい時、他人の電話番号は不要です。最初の三週間に新人が聞く二十問を選び、現在どの資料が答え、誰が維持し、今も有効かを表にします。共有ドライブを一度に全部投入するより確認しやすくなります。
MicrosoftのSharePoint検索資料は利用者の権限に応じて結果を表示すると説明しています。これは一般的な設計原則であり、kakinangがSharePointのファイル単位権限を継承するという意味ではありません。NISTの最小権限は人や処理に仕事に必要な権限だけを与える考え方です。「見つけられる」と「内容を読める」を分けます。AI検索ではダウンロードURLだけでなく、回答に制限された文の一部が出ないか確認する必要があります。
文書台帳には名前、用途、公開か内部か、許可役割、維持担当、生効日、次回確認日を記します。2024年と2026年の価格規則が両方あれば、新人に正解を推測させず担当者が有効版を指定します。供給元の資料なら社内再配布の条件も調べます。管理画面に保存したから安全だと思い込まず、公開助手とログイン利用者が実際に通る参照経路を調べます。
ログイン後の質問と公開回答を分離する
kakinangの管理画面では文書知識を整理し、権限のある役割がログイン後に知識質問を試せます。整理した文書を上げ、抽出された文字を確認してから、「通常より早い納品は誰の承認が必要か」など新人の質問で試します。条件が抜けるなら質問の言い換えだけに頼らず、原本の見出し、段落、版を直します。公開サイトのFAQとサービス知識は別に承認し、訪問者に公開可能な内容だけを渡します。
重要なのは公開agentが何の知識に結びついているかです。ファイル名が「内部」であっても、知識の切り替えがあっても本人確認にはなりません。公開agentの入口は訪問者向けで、AgentPublicKeyは従業員ログインではありません。内部文書を公開agentへ結びつけず、ログインと役割制限のある管理画面の知識テストを使います。サイトやIPの制限は設定した入口の範囲だけに効き、各従業員の権限を代用しません。未ログイン、一般従業員、管理者で同じ質問を試します。
権限のある人もすべての文書を必要としません。職務で役割を割り当て、資料の維持と通常の参照を分け、異動や退職時は権限を回収します。実際の顧客例は匿名化し、原本が必要なら既存の権限付き業務システムで扱います。アップロードした資料内の「規則を無視せよ」といった指示も検査します。文書はデータであり、他の情報を公開させる命令にはできません。
NIST Computer Security Resource Center
新人の最初の一週間で確認する
月曜から勤務する新人が「早期納品はいつ上司の承認が必要か」と聞くと仮定します。担当者は対象注文、確認項目、承認経路、約束できない日付を短い承認済み文書にまとめます。ログイン後の知識テストでは条件と担当者を示し、情報不足なら不足点を答えるべきです。これは仮の手順であり、製品が会社の承認フローを自動で作るという意味ではありません。
同じ質問を公開サイトの助手にも投げます。訪問者には公開された納期説明と連絡先を示せても、社内承認者の一覧、私用番号、内部割引条件は見せません。出てしまった場合は対象知識の公開結び付けを停止し、出所と設定を調べて再試験します。表現を曖昧にするだけでは資料が参照範囲に残ります。社内回答が古ければ文書担当者が版を直し、検索された回答を検証します。
最初の週に個人を識別できない新人の質問を十件残し、期待する資料、実際の回答、人の判断が必要か、修正担当を記します。通常の質問、資料なし、版の衝突、外部には答えてはいけない質問を含めます。価格や手順が変わる度に繰り返します。合否記録には引用した版、省略した条件、責任者の連絡先が公開されていないか、人の判断への引き継ぎも記します。仮に十問のうち三問で古い版を使えば版管理の問題を疑い、資料は探せても回答が誤るなら例外条件が一般則に混ざっていないか調べます。この数は説明用で、製品の実績ではありません。新人が同じことを社内チャットで聞くなら文書の条件と責任が明確か確かめ、訪問者に内部情報が出るなら先に公開の境界を修正します。探しやすさと機密保持の両方を合格条件にします。
チームからの質問
知識庫を「内部」と名付ければ公開回答に出ませんか？
名称や切り替えだけでは安全境界になりません。公開agentがどの知識を参照し、未ログインの訪問者が実際に何を得るか確認します。内部資料は権限のあるログイン後の作業領域に置き、設定変更後は訪問者として再試験します。
新人に会社アカウントが必要ですか？
本製品の管理画面での知識テストはログインと役割権限が必要です。管理者が適切なアカウントを割り当て、異動や退職時に回収します。従業員SSOや独立した私設チャットが既にあるとは説明しません。
文書更新後の古い回答はどうしますか？
担当者を決め、原本を更新し、処理状態と実際の回答を確認してから新しい版を有効とします。旧価格や矛盾する手順は除外または隔離します。新PDFのアップロードだけで全回答が更新されたとは判断できません。
個人情報入りの顧客会話を教材にできますか？
目的、権限、保存期間を確認し、不要な名前や電話番号を除きます。可能なら匿名の処理手順に書き換えます。原本が必要なら権限のある業務データの経路で扱い、一般の教材検索に混ぜません。
出典と参考資料
- Enable content on a site to be searchable — Microsoft Learn
- Least privilege — NIST Computer Security Resource Center