分配適合的權限
讓工作各有負責人
檢視人員存取
從問題到下一步
邀請成員
分配角色
確認可用功能
定期檢視
成員與角色
管理頁面可查看帳號及角色、寄發邀請、調整成員角色，也可撤銷邀請或移除帳號。角色的可用權限受目前方案功能約束。
設定步驟
先確認工作需要，再建立或選擇角色，將必要的權限授予該角色，最後邀請成員並指派角色。之後可按職責變動調整角色或撤銷存取。
使用邊界
成員只能在所屬商家帳戶及獲授權的功能內操作；方案未開放的功能不會因自訂角色而啟用。邀請須由收件人完成接受，角色變更不代表替他人取得額外功能。
先依實際工作設計角色，不以職稱猜權限
先列出每位成員需要做的事：回覆詢問、檢查預約、處理訂單、查看報表，或調整商家設定。角色是可重用的權限組合，但不能代替團隊決定某一位顧客由誰接手。功能有區分時，把查看、建立、修改與匯出分開授予；只負責看報表趨勢的人，不需要因此取得下載資料或管理其他成員的權限。角色名稱應讓管理者和接手者都能看懂，避免日後一個角色累積許多與工作無關的操作範圍。
邀請寄出，不代表成員已經能使用
管理者寄發邀請時選擇或指派適當角色，收件人仍須完成邀請與帳號設定流程。寄信成功、對方開信、成員可登入，是不同階段；管理者可回到成員列表確認狀態和最終角色。若人員轉換工作，應依新的職責調整權限，而不是一直增加舊角色的功能。未使用的邀請可以撤銷，離職或不再代表商家的人員應從後台移除，避免留下不必要的登入入口與過時存取。最好定期核對名單，確認每個帳號仍有實際負責的工作。
自訂角色也受目前方案和功能限制
角色只能分配商家方案當下可用的功能權限；把一個名稱加進自訂角色，不會讓未開放的訊息通路、商品交易或報表突然啟用。成員進入後台時，應看見自己真的能使用的功能，而不是一長串無權操作的高階選項。管理成員與角色本身也要有對應權限；能讀取對話或報表，不等於能邀請人、調整他人的存取。調整權限後，最好用具備該角色的帳號確認相關列表、詳情與操作入口，而非只看角色設定頁是否顯示已勾選。
人員變動時要核對舊資料的存取範圍
一個角色改變後，成員可能同時取得或失去既有顧客資料的查看權，因此指派前要核對預期的範圍。當成員點通知信中的連結卻看不到畫面，應先檢查他自己的角色、方案功能和該操作所需權限，不要直接共用管理者帳密。離職、外包結束或職務調整時，應及時取消不再需要的邀請與成員存取。這套功能管理的是同一商家帳戶裡的工作人員，不是公開站訪客登入，也不是跨商家共用身分的入口。
常見問題
能把查看和修改權限分開嗎？
可以。依各功能提供的權限與方案範圍設定角色。
邀請發出後就能登入嗎？
收件人仍須完成邀請流程，且只能使用獲授權的功能。
自訂角色能打開方案沒有的功能嗎？
不能。角色只在商家目前可使用的功能內分配權限。
邀請信寄出就可以登入嗎？
還要由收件人完成邀請流程，之後才依指派的角色使用。
能看報表的人一定要能匯出嗎？
不一定。只有工作需要下載時才授予匯出；查看與匯出可分開管理。