完整記下需求
接續每次聯絡
追蹤處理進度
從問題到下一步
了解需求
核對資料
確認送出
後台跟進
留單能承接什麼
留單可記錄顧客提供的聯絡方式、需求與備註，並供有權限的人員查看。系統可依需求進行 AI 分類，後台可顯示分類狀態，並按狀態、來源或標籤篩選；分類不影響留單與通知，失敗可稍後再處理。
從設定到接手
店家先設定收件人與接手方式，再測試一般留單：由顧客檢查摘要並確認提交。人員查看通知中的留單連結與分類狀態後跟進；若需求是申請服務，先從一般留單由人員評估並轉入正式申請流程。
提交與申請的界線
未確認摘要不會視為顧客已提交。通知可能受收件設定或寄送狀態影響，店家仍應在後台核對。一般留單不是租戶申請核准；AI 不會直接替顧客開通帳號、核准申請或替人員承諾處理結果。
需求摘要要讓下一位接手的人看得懂
一筆有用的留單，不只是一個姓名或電話，還應讓人知道顧客想解決什麼、已經問過哪些問題、哪些條件還沒確定。像是預計使用的場景、想比較的服務、方便聯絡的時間，或公開資料沒有說清楚的價格條件，都可以寫進需求摘要，不要全部變成籠統的「有興趣」。聯絡欄位只能來自顧客在這次流程提供的資料；沒有留下 Email，就不能從其他訪客、其他對話或推測中補上一個。
顧客確認前是草稿，不是已送出的留單
助手可以先整理已有資訊，顯示姓名、聯絡方法與需求摘要供顧客核對。顧客只是問服務、問價格或說想再考慮，並不等於同意提交個資。只有顧客明確確認摘要後，程式才建立留單並進入通知流程。草稿、資料庫已儲存與通知信已寄達，是三種不同結果，後台應能分別核對。即使留單成立後最後的回答文字生成失敗，已完成的寫入也不能消失，管理者仍要看得到該筆資料。
用狀態、來源和標籤安排後續接手
有權限的人員可在留單列表按狀態、來源或標籤篩選，再打開詳情確認顧客原本的需求，不必重新翻整段聊天。AI 可以依顧客描述建議分類標籤，方便分派與報表整理，但標籤是否合適仍可由人員檢查；分類結果不是顧客同意、案件核准，也不應成為留單保存或通知的先決條件。商家要先設定正確收件人，並安排誰負責聯絡、何時回覆。通知信只是提醒，正式紀錄仍應以後台資料為準。
公開資料沒有答案，也能留下可處理的問題
有些商家本來就不在網站上公開方案價格或個別報價。助手應說清目前能確認的內容，並在顧客願意時邀請留下聯絡方式，把尚未回答的問題整理給人員，而不是編造價格或冷冰冰地要求重問。若顧客只想了解資訊、還不願提供聯絡方式，對話可以正常結束，不必強迫留單。一般留單也不是正式租戶申請、預約或訂單；這些後續操作各有自己的確認、權限與處理流程，不能由一筆留單自動取代。
常見問題
只要說出需求就會建立留單嗎？
不會。顧客須核對摘要並明確確認提交。
一般留單能自動開通服務嗎？
不能。人員可先評估留單，再依正式申請與審核流程處理。
只問問題、不留聯絡方式可以嗎？
可以。單純詢問不會自動送出留單，是否提交由顧客核對摘要後決定。
AI 貼的標籤會決定能否獲得服務嗎？
不會。標籤只協助整理與篩選，人員仍可檢查及修正。
網站沒有我的情況的價格怎麼辦？
可把尚未確認的條件整理在摘要，顧客願意提供聯絡方式並確認後，再由人員接續說明。