看清連線狀態
依需要啟用服務
異常時交由人員處理
從問題到下一步
選擇外部服務
完成授權設定
確認連接狀態
處理例外
可連接什麼
依外部系統提供的介面設定查詢或操作。匯入會先顯示候選操作與欄位，並非任何外部 API 都能免設定直接使用。
操作來源與資料範圍
串接要從外部系統實際提供的介面開始。匯入 JSON 或 OpenAPI 3 規格時，先看到的是候選操作、路徑、欄位與型態，不是已能執行的工具。商家要核對每個欄位代表什麼、是否需要系統識別 ID，以及查詢結果會包含哪些資料。公開說明只放顧客能理解的服務能力，連線憑證和私人回傳資料留在受保護的流程。若外部系統的規格和實際回應不同，應以測試結果修正設定，而不是要求助手猜出正確欄位。
設定步驟
在後台建立串接、檢查匯入預覽及欄位型態，設定必要的連線與憑證，再依方案和人員權限測試、啟用並指派給助手。憑證只在受保護的後台設定，不應放在公開說明或顧客對話。
權限與顧客確認
有權限的人員才可建立、測試、啟用與指派串接；商家方案和外部系統的授權也決定哪些操作可用。只讀查詢與會改動外部資料的操作應分開評估。涉及預約、訂單或其他寫入時，顧客應先看清楚對象、時間、數量等摘要並明確確認，系統再按原定流程執行。顧客輸入的店名或人名不能直接當作外部系統所需的 ID；要先用可信查詢取得識別值。
限制與責任
可用操作取決於商家方案、授權、串接設定及外部系統狀態。匯入後仍需核對欄位、測試真實回應；外部系統失敗時不能把操作說成已完成。
啟用前的核對
用外部系統實際可用的測試資料檢查欄位型態、必填值、授權失效、找不到紀錄和回應延遲。確認哪些結果能顯示給顧客、哪些只能讓後台人員查看。把成功、失敗和不明狀態都走過一次，確認助手不會把失敗寫成完成，也不會因重送建立重複動作。若供應商改了介面或憑證過期，先暫停相關操作並由負責人重新驗證。對外說明以已完成設定和實測的能力為準。接入前還應選定誰負責外部服務帳號、誰能更換憑證、發現查詢資料不一致時由誰聯絡供應商。顧客要修改已送出的資料時，先核對外部系統是否提供相應的變更能力；沒有就交給人員，不把『可以新增』誤說成『可以修改或取消』。完成測試後，用顧客角度檢查說明文字，確保看得懂何時需要他確認，以及發生不明結果時如何追蹤。若同一個動作從網站與聊天兩個入口啟動，應確認回傳狀態和顧客看到的摘要一致，避免一個入口顯示完成、另一個仍顯示待確認。人員也應知道暫停外部連線後哪些入口需同步關閉。
常見問題
匯入規格後就能立即使用嗎？
不能。先檢查預覽、設定連線與憑證，完成權限檢查、測試、啟用和助手指派，再核對實際結果。
外部系統用名稱查詢時怎麼辦？
依該系統的介面取得正確識別 ID；不要把顯示名稱直接填進要求 ID 的欄位。
匯入後就能給顧客使用嗎？
不能；還要核對欄位、授權、測試與指派。
可以把 API 金鑰寫進知識嗎？
不可以；憑證應保留在受保護的設定。
外部系統沒回成功時怎麼說？
說明狀態未確認，請人員查核，不能宣稱完成。